Post- og dokumentbehandling

Rutinebeskrivelse post- og dokumentbehandling

Postmottak:

  • All inngående post skal leveres til arkivtjenesten som er ansvarlig for postbehandlingen.
  • Post som leveres personlig eller via internpost, skal til arkivtjenesten for åpning og registrering.
  • Telefaks og elektronisk post skal behandles som vanlig post, dersom arkivtjenesten godkjenner den som arkivverdig.
  • Telefaks og e-post skal skrives ut på arkivbestandig papir, og oppbevares i arkivet.
  • Personlig adressert post skal leveres uåpnet til adressaten hvis ikke man har inngått avtale om at slik post kan åpnes av arkivtjenesten.
  • Mottaker plikter likevel straks å levere posten tilbake til arkivet dersom den er til administrasjonen. Dette gjelder også for telefaks, e-post og SMS.
  • Tekstmeldinger (SMS) som mottas skal behandles som annen post hvis de inneholder opplysninger som inngår i saksbehandlingen. Informasjonen kan sendes til postmottak for e-post eller skrives ut fra egen pc gjennom mobiltelefonens programvare.

Åpning, sortering og arkivbegrensing:

  • Posten skal åpnes av arkivtjenesten. Ved åpning av rekommandert post og verdipost bør det være to ansatte til stede.
  • For anbudsdokumenter, dokumenter som kommer inn under bestemmelsene i Sikkerhetsloven og mottak av elektronisk skjema skal det utformes egne rutiner.
  • Posten sorteres og det skilles mellom arkivuverdig post (informasjonspost) og arkivverdig post (sakspost).
  • Som arkivuverdig post regnes alt materiale som ikke blir gjenstand for saksbehandling. Dette skal ikke registreres/arkivlegges: aviser, tidsskrifter, reklame, offentlige publikasjoner, invitasjoner, generelle rundskriv, utskrifter /kopier fra andre organ og lignende
  • Slikt plasseres til gjennomsyn på egnet sted eller sendes til sirkulasjon, for så å plasseres i ringperm eller kassetter i kontorbiblioteket.
  • Rundskriv kan registreres på en egen rundskrivliste (i sak-/arkivsystemet) for å holde oversikt over hvilke rundskriv en har mottatt.
  • Som arkivverdig regner vi post som skal saksbehandles (saksdokument etter offentlighetsloven § 3) eller som inneholder vesentlig dokumentasjon.
  • Arkivverdig sakspost skal stemples, registreres i brevjournal, arkiveres og bevares.
  • Unntatt fra detter er regninger, fakturaer, lønnsvedlegg og rutinemessig korrespondanse om regnskap, som skal gå direkte til rette vedkommende uten journalføring.

Stempling og registrering i brevjournal:

  • Arkivtjenesten er ansvarlig for stempling og registrering av all arkivverdig post og for at dokumentene blir knyttet til sak. Er dokumentet det første i en sak skal arkivet opprette saken.
  • Stempelet skal ha opplysninger om arkivskapers navn, journalføringsdato, løpenummer, saksnummer, arkivkode, saksbehandler og gradering.
  • Dokumentopplysninger som skal registreres er:
  • a) journaldato
    b) dokumentstatus
    c) administrativ enhet
    d) dokumenttype
    e) dokumentdato
    f) arkivkode
    g) innhold
    h) avsender
  • Påføring av arkivkode skal gjøres av arkivtjenesten. I tvilstilfeller bør dette skje i samråd med saksbehandler.
  • Hastesaker stemples og registreres først, og går så til fordeling.
  • Arkivuverdig materiale skal ikke stemples eller registreres.
  • Dokument unntatt offentlighet skal registreres i brevjournalen med henvising til lovhjemmel og korrekt tilgangskode.
  • Arkivtjenesten skal komme med forslag til gradering og hjemmel for graderingen, men det er ledelsen som er ansvarlig for å utføre offentlighetsvurdering.
  • Inngående post som kommer i mange eksemplar (kopi til flere adressater), skal registreres med samme saks- og journalnummer.
  • Post til fagsystemene skal registreres i egne postjournaler tilknyttet fagsystemene. Eventuelt kan fagsystemene integreres med sak-/arkivsystemet og benytte journalfunksjonen der.
  • Når alle journalopplysninger er kontrollert skal journalposten få dokumentstatus M (midlertidig journalført av arkivet).

Skanning:

  • Når posten er registrert skal arkivverdige dokument skannes.
  • Framgangsmåte for bunkeskanning fra leverandøren skal følges.
  • Post som ikke er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon skannes ikke.
  • Arkivtjenesten registrer den innkomne posten i arkivsystemet og kontrollerer følgende:
  • a) at alle mottatte dokument er skannet og arkivert
    b) at alle sider er kommet med i hvert dokument
    c) at skanningen er kvalitetsmessig god nok
    d) at opplysningene i skannet dokument samsvarer med opplysningene i journalen
  • Etter at kontrollen er gjennomført kan eventuelt annen ikke-arkivverdig post skannes.
  • Har kommunen innført fullt elektronisk arkiv skal man dagen etter at dokumentene er skannet og arkivert elektronisk, kontrollere at back-up er utført. Når back-up er godkjent, skal dokumentene sendes til makulering.
  • Det skal utarbeides egen rutinebeskrivelse for makulering

Fordeling, gjennomgang og saksbehandling:

  • Etter registrering fordeles posten til enhetslederne som er ansvarlig for å se til at rette opplysninger er påført, og gjennomføre en offentlighetsvurdering.
  • Enhetsleder fordeler posten til rette vedkommende (saksbehandler).
  • For å ha oversikt over hvor de enkelte sakene befinner seg til enhver tid, skal saksfordelingen straks registreres i journalen.
  • Originaldokumenter som ikke er skannet (for eksempel vedlegg som ikke er skannet på grunn av størrelse eller omfang), fordeles til saksbehandler etter at skanningen er gjennomført.
  • Ved skanning utleveres ikke originaldokumentene, men saksbehandler får oversikt over nye saker i saksbehandlingssystemet.
  • Originale saksdokumenter, skal ikke oppbevares hos en saksbehandler i mer enn 4 uker. Ved lengre tids bruk tar man kopi av forsiden og returnerer originaldokumentene til arkivet.
  • All skriftlig saksbehandling skal utføres i kommunens sak-/arkivsystem, såfremt man har tilgang til dette.
  • Det er ikke lovlig å skrive brev i MS Word, og sende det ut på kommunens vegne uten journalføring og mulighet for kvalitetssikring. Dette er brudd på sentrale bestemmelser i arkivloven, forvaltningsloven og offentlighetsloven.
  • Ferdigstilte utgående brev skal ikke holdes åpne for redigering etter at de er sendt ut, men låses selv om saken ikke er avsluttet fordi det vanskeliggjør periodisering hvis et dokument får feil avslutningsdato.

Bruk av e-post i saksbehandlinga:

  • Sentrale forutsetninger for bruk av e-post:
  • – Alle arkivskapere skal ha et sentralt e-postmottak.
  • – Kvittering for mottak av e-post bør sendes alle som henvender seg.
  • – All e-post, og eventuelle vedlegg som inngår i eller har betydning for en sak som er til behandling, skal registreres i brevjournalen og arkiveres som en del av saken.
  • – All dokumentasjon i en sak skal kunne underlegges kontroll, og være åpen for offentlig innsyn og/eller partsinnsyn.
  • – Ingen skal sende eller oppfordre til oversendelse av sensitive personopplysninger uten at disse er krypterte, og alle sikkerhetsrutiner fastsatt av IT-ansvarlig skal følges.

Oppfølging. Restansekontroll:

  • Arkivtjenesten registrerer behandlingsfrist for dokument som går til saksbehandling, og gir melding til rette vedkommende når forfallsdato nærmer seg.
  • Leder og arkivtjenesten sørger for at det fire ganger i året blir tatt ut restanseliste over saker som ikke er ferdig behandlet.
  • Enhetsledere følger opp restanselistene, og gir tilbakemelding om sakenes status. Reelt avsluttete saker avskrives og arkivlegges.

Kvalitetssikring av journaldatabasen:

  • Arkivtjenesten skal kontrollere at alle saksdokument er journalførte, knyttet til rett sak i brevjournalen og at de samme dokumentene finnes i det fysiske arkivet.
  • Arkivtjenesten skal kontrollere at sak-/arkivsystemet blir brukt rett slik at føringen av avsluttede saker, og avskrevne dokument, låses.
  • Arkivtjenesten har ansvar for å kvalitetssikre registreringer/funksjoner som utføres av saksbehandlere og ledere.
  • Dette gjøres ved at arkivtjenesten daglig henter fram utgående journalposter, kvalitetssikrer og retter alle registrerte journalopplysninger. Dette innebærer å sikre at:
  • a) offentlighetsvurdering er gjennomført, og nødvendig skjerming av avsender/mottaker, arkivkoder, saksnummer, tittel og saksinnhold er gjort.
    b) arkivkode og sakstittel er dekkende når ny sak er opprettet
    c) saken er knyttet til rett arkivdel (arkivserie)
    d) journalposten er knyttet til rett sak
    e) rett arkivkode er satt på saken
  • Når dette er gjennomført legges journalpostene ut i offentlig journal.

Utlån fra dagligarkiv/bortsettingsarkiv:

  • Utlån av saksdokument skal alltid gå gjennom arkivtjenesten.
  • Utlån skal registreres på utlånskort som plasseres på den utlånte mappens plass i det fysiske arkivet.
  • På utlånskortet registreres lånetakers navn, utlånsdato, saksnummer/løpenummer og innhold.
  • Kun hele saksmapper skal lånes ut, aldri enkeltdokumenter.
  • Utlånte mapper skal ligge i spesielle omslag for å unngå sammenblanding av aktive og avsluttete saker.
  • Utlånstiden er normalt 4 uker. Dersom saksbehandlingstiden krever at utlånet blir forlenget må arkivtjenesten få melding om dette.
  • Utlånt materiale er saksbehandlerens ansvar til det er avskrevet. Låneren må se til at ingen dokumenter blir fjernet, at ordningen i mappa blir hold ved like, og at nye dokumenter ikke blir lagt til.
  • Arkivtjenesten kontrollerer at utlånte mapper blir levert tilbake til rett tid.
  • Når utlånt materiale blir returnert skal arkivtjenesten avskrive utlånet. Returdato påføres utlånskortet og mappen settes tilbake på rett plass.

Saksavslutning, ekspedisjon og arkivlegging:

  • Saksbehandler gir beskjed til arkivet når en sak er avsluttet. Samtidig skal saken med tilhørende dokumenter sendes arkivet for arkivlegging.
  • Utgående brev skal knyttes til inngående brev i samme sak dersom dette er svar på et brev.
  • Sakens dokumenter skal ligge i kronologisk orden i eget saksomslag og arkivlegges snarest mulig. Arkivet skal kontrollere at de dokumentene som er tilknyttet saken ligger i saksmappen.
  • Før arkivlegging skal saksbehandler sørge for at mappen er ryddet, dvs. at binders, plastomslag, stifter samt kladder, notat og lignende (gule lapper), som ikke er relevant for saken, fjernes.
  • Arkivtjenesten registrerer at saken er avsluttet, og avskriver dokumenter som ikke er avskrevne.
  • Ferdigbehandlede saker som ikke er til aktuell behandling, skal ligge i arkivet.

Registrering og ekspedering av saker som er oppstått internt:

  • Alle utgående brev og andre saksdokument som er produsert internt, skal registreres i brevjournalen (sak-/arkivsystemet) før det sendes ut.
  • Brev, saksdokument, e-post og telefaks fra kommunen skal sendes som offentlig dokument, og inneholde logo, arkivkode og journalnummer og øvrige kjennetegn.
  • Kommunens standard brevmal skal benyttes ved brevskriving.
  • Dokumenter som er unntatt fra offentlighet skal ikke sendes som e-post uten at de er kryptert.
  • Saksbehandler/leder kan registrere utgående brev og interne notat, utredninger og framlegg til vedtak samt avskrive inngående brev som er besvart, men arkivet skal alltid kontrollere og avslutte registreringen.
  • Arkivtjenesten skal før utsending sørge for kopi av utgående brev og interne notat til kopibok og saksmappe (i saksarkiv eller spesialarkiv).
  • Ved fullelektronisk arkiv faller kopiboken bort.