Utlån og bruk av personregistre

INNSYN I PERSONREGISTRE

Reglement for utlån og bruk av personregistermateriale deponert hos Interkommunalt arkiv Troms (IKAT)

Forespørselens form

a) Normalt skal alle forespørsler om innsyn eller bruk av mappene komme fra avleverende instans.
b) Alle forespørsler skal være skriftlige i form av brev, og skal ikke sendes som e-post eller telefaks.c)    Henvendelser fra offentlige instanser skal inneholde formelle kjennetegn som logo, brevhode, registreringsnummer og saksbehandler.
d) Alle henvendelser skal inneholde tilstrekkelig opplysninger til at sikker gjenfinning av personopplysninger sikres (navn, tidligere navn, fødselsdato- og eventuelt personnummer).
e) Ved personlig frammøte skal den som ønsker innsyn vise legitimasjon. Dette gjelder også kommunalt ansatte som skal hente materiale som skal lånes ut.
f) Formålet med innsynet/utlånet skal gå klart fram. Bruken skal være lovlig.
g) Samtykke fra personen/personene det gjelder, skal legges ved i de tilfeller det er nødvendig.
h) IKAT informerer om krav til innhold, og hjelper både arkivskaper og den registrerte med å sette opp skriftlig forespørsel.

Behandling hos IKAT

i) IKAT skal besvare henvendelser så snart som mulig, og innen 30 dager. Melding skal gis dersom søket vil ta lengre tid eller mappen ikke er i arkivdepotet.
j) IKAT skal vurdere om formålet med utlånet/innsynet er i overensstemmelse med gjeldende regelverk på området, og innhente mer informasjon dersom formålet er uklart eller mangelfullt uttrykt.
k) Et eventuelt avslag skal være begrunnet, og det skal vises til hjemmel for avslaget.
l) I noen tilfeller (i tilfelle konflikt eller andre problemer), og det er et sterkt ønske fra den som søker innsyn, kan selve innsynet skje hos IKAT. I slike tilfeller skal en eventuell utilrådelighetsvurdering gjøres av fagpersonale på forhånd, og en representant (advokat eller fullmektig) bør følge med vedkommende.

Hva lånes ut?

m) Personregistermateriale lånes bare ut når det kan vises til gyldig hjemmel for et slikt utlån.
n) Arkivskaper har hjemmel for tilbakelån når bruken er den samme som før (gjenopptakelse av klientforhold), når det er nødvendig for å oppfylle krav om partsinnsyn, til rettslig bruk og til oppfylling av pasientrettigheter.

  • o) Kun hele mapper lånes ut, ikke enkeltdokumenter.

p) Elektronisk materiale kan ikke lånes tilbake. I stedet kan det produseres kopier av slikt materiale.

Regler for forsendelse

q) Forsendelse av sensitive personopplysninger skal alltid skje rekommandert, eller ved personlig overlevering.

Behandling hos arkivskaper

r) Før innsynet gis skal saksbehandler gå igjennom mappen, og vurdere om det bør legges begrensninger på innsynsretten etter bestemmelsene i forvaltningsloven og personopplysningsloven. En slik vurdering skal skje på faglig grunnlag.
s) Både selve innsynet og eventuell kopiering av dokumenter, bør skje i regi av arkivskaper/avleverende instans, men innsynet kan gis av overordnet instans/rådmannen hvis det er mest hensiktsmessig.
t) Låneperioden skal ikke være lengre enn det som er nødvendig av hensyn til bruken.
u) Tilbakelånt materiale skal ikke blandes sammen med annet arkivmateriale hos arkivskaperen, jf. arkivforskriften § 3-23.
v) Tilbakelånt materiale skal oppbevares etter bestemmelsene i arkivforskriften, dvs. gis den nødvendige sikring mot alt som kan skade arkivmaterialet.
w) Tilbakelånt materiale skal ikke lånes videre til andre uten samtykke fra arkivdepotet.
x) Utlån som blir permanent på grunn av fornyet klientforhold skal umiddelbart meldes til IKAT.

Forskere

y) Forskere kan få bruke personregistermateriale etter å ha søkt vedkommende departement og fått adgang.
z) Kopi av departementets vedtak skal legges fram for arkivdepotet, som skal kjenne til hvilke betingelser som er stilt til den som får innsyn.
æ) Forskere skal undertegne taushetserklæring, og bruke materialet på IKATs lesesal.

Dokumentasjon og oversikt

ø) Både utlån og tilbakelevering til arkivdepot skal dokumenteres. IKAT skal til enhver tid ha oversikt over materiale som er tilbakelånt til arkivskaper
å) IKAT skal gjennom arkivfaglige tiltak sikre personregistermaterialet med hensyn til konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet.