Utlån og bruk av eldre og avsluttet arkivmateriale

Generelt

Både kommunens egne virksomheter og det generelle publikum har, i tråd med gjeldene bestemmelser om offentlighet og innsynsrett, tilgang til eldre og avsluttet arkiv som er avlevert til arkivdepot (IKAT).

Forvaltningens egen bruk

Selv om eldre og avsluttet arkiv er avlevert til arkivdepot har kommunens forvaltning tilgang til og innsyn i de dokumentene og opplysningene som den har behov for i saksbehandlingsøyemed.

Som regel vil man kun ha behov for kopier av tidligere behandlete saker og dokumenter, noe som ekspederes raskt av IKATs personale.

Hvis det ut fra saksbehandlingshensyn er behov for tilbakelån av originalt arkivmateriale fra arkivdepot, skal dette skje iht. bestemmelsene i Normalinstruks for arkivdepot i kommuner og fylkeskommuner, kapittel 5.

Regler for tilbakelån

  • Alt tilbakelån skal gå gjennom kommunens arkivleder (fagleder arkiv), som er tillagt ansvaret for å ivareta denne funksjonen på en sikker måte.
  • Arkivleder skal stå for bestillingen, og skal motta og kvittere for materialet.
  • Mengden som lånes ut er begrenset.
  • Materiale som er skadet (defekt), eller i relativt dårlig stand, lånes vanligvis ikke ut.
  • Låneperioden skal ikke være lengre enn det som er nødvendig av hensyn til bruken.
  • Materialet skal returneres så snart saksbehandlingen er fullført.
  • Både utlånet og tilbakeleveringen skal dokumenteres.
  • IKAT skal til enhver tid ha oversikt over materiale som er tilbakelånt til arkivskapende organer.
  • Tilbakelånt materiale skal ikke blandes sammen med annet arkivmateriale hos det arkivskapende organ.
  • Tilbakelånt materiale skal oppbevares i tråd med bestemmelsene i arkivforskriften. Hvis dette ikke lar seg gjøre, kan IKAT gjøre materialet tilgjengelig gjennom skanning eller ved kopiering.
  • Tilbakelånt materiale skal ikke lånes videre til andre uten samtykke fra IKAT.
  • Elektronisk materiale lånes ikke tilbake. I stedet skal det produseres kopier for bruk.

 

Publikums bruk av eldre og avsluttet arkiv

Regler for bruk av utlånt arkivmateriale i kommunens lokaler

Mindre mengder arkivmateriale kan, i spesielle tilfeller, lånes tilbake for å gjøre arkivmaterialet tilgjengelig for personer som har vanskelig for å besøke IKATs lesesal.

  • All bruk skal skje i kommunens lokaler, og under oppsyn.
  • Det er ikke anledning til privat hjemlån av arkivmaterialet.
  • Alle brukere skal orienteres om følgende:
  • Bruk av originalt arkivmateriale krever varsomhet fordi dette er uerstattelig.
  • Mat og drikke skal ikke stå på samme bord som arkivmaterialet
  • Protokoller og dokumenter skal ligge på et bord når de er i bruk.
  • Åpne protokoller skal ikke legges oppå hverandre.
  • Arkivmateriale skal ikke brukes som skriveunderlag.
  • Det skal ikke settes merkes i arkivmaterialet med penn, blyant eller lages bretter i arkivsakene.
  • En skal være varsom når en blader i protokoller og dokumenter, og ved åpning og lukking av protokoller.
  • En bør bruke bokstativ ved bruk av protokoller.
  • En bør bare åpne en arkivboks om gangen, og passe på at rekkefølgen i dokumentene ikke blir endret.
  • En skal aldri fjerne noe av innholdet, og melde fra hvis man mener noe ligger feil eller mangler.
  • En bør ha rene og tørre hender, bruk gjerne hansker.
  • Det er anledning til å kopiere vederlagsfritt fra materialet. Arkivpersonalet sørger for at dette skjer i kontrollerte former.
  • Personer som får innsyn i taushetsbelagt eller gradert materiale skal legge fram dokumentasjon på at søknad er innvilget. De skal også vise legitimasjon, og skrive under på en taushetserklæring.