Avlevering av personregistre

Forberedelser og gjennomføring

Listeføring og pakking

  • Materialet skal være listeført og lagt i arkivbokser.
  • Det skal være en liste per arkivboks, og listen skal inneholde følgende opplysninger:

-         Navn
-         Fødselsdato/år
-         Personnummer
-         Arkivperiode (opprettet/avsluttet)
-         Antall mapper i arkivboksen

Eksempel på arkivliste finnes her.

  • Kopi av listen legges sammen med mappene i arkivboksen.
  • Samleliste over hvilke mapper som ligger i hver enkelt arkivboks overleveres IKAT sammen med et følgeskriv.
  • Avleverende instans må sørge for å ha kopi av alle arkivlistene. Disse må oppbevares i låst arkivskap.
  • De enkelte arkivboksene skal være fortløpende nummerert med henvisning til avleveringsliste og ha opplysninger om:
    • Navnet til kommunen
    • Arkivskaperen (etat/avdeling)
    • Innhold (klientarkiv, elevarkiv, brukerarkiv)
    • Hvilket tidsrom materialet omfatter (for eksempel utgått 1998-2001)
    • Hvordan mappene er ordnet (f.eks. A til E eller født 01.01.-31.03. osv)

Eksempel på forside på arkivboks finnes her.

  • Hos noen arkivskapere finnes det såkalte morsarkiv. Det vil si at arkivskaper har tatt ut mappene på personer som har avgått med døden, og opprettet et eget arkiv for disse. Dette forekommer ofte hos arkivskapere innen helse/pleie- og omsorgssektoren. Er det morsmapper skal det stå MORS, hvilke år arkivet omfatter, og hvordan det er ordnet. I de tilfeller hvor arkivskaper ikke har opprettet et eget arkiv for morsmapper skal dette ikke gjøres. La mappene stå i sin opprinnelige sammenheng, men marker at de er avsluttet.
  • Alle arkivbokser skal pakkes i pappesker som merkes med kommune, arkivskaper og hvilke løpenumre som ligger i esken.

Frakt og ansvar

  • Arkivskaper (avleverende instans) sørger for å få fraktet materialet til IKAT under sikre forhold.
  • I små kommuner anbefaler vi at flere arkivskapere går sammen om frakten.
  • Frakt eller forsendelse skal skje på sikrest mulig måte. Personregistrene skal for eksempel ikke fraktes på åpen tilhenger.
  • Materialet skal helst leveres av kommunen selv, men kan også sendes med fraktselskap eller i posten (rekommandert). Rekommandert forsendelse er bare å anbefale hvis det er svært lite materiale i forsendelsen.
  • Dere bør vurdere om en person som representerer behandlingsansvarlig bør følge med hvis materialet sendes med fraktselskap.
  • Arkivmaterialets sikkerhet er den registeransvarliges ansvar helt til IKAT har materialet i hende.

Etter avlevering

  • Kvittering for mottatt arkivmateriale fås fra IKAT.
  • Materialet blir plassert i IKATs depot under sikre forhold.
  • Arkivmaterialet (mappene) skal registreres inn i et databaseregister hos oss, men framfinning skal også kunne baseres på avleveringslistene. Det er derfor viktig at disse har med de opplysningene som det ble vist til ovenfor.

Tilvekst - 2. avlevering til arkivdepot 

NB! Fortløpende nummerering

  • Det er viktig å huske på fortløpende nummerering.
  • Ved første avlevering til depot skal boksene nummereres fortløpende - 1, 2, 3 osv. Når samme arkivskaper etter en tid ønsker å foreta ny avlevering skal den forløpende nummereringen fortsette.
  • Hvis første avlevering omfatter 6 arkivbokser nummerert fra 1 til og med 6, skal neste avlevering starte med boks 7.

Eksempel på arkivliste

Nr.

Etternavn

Fornavn

Fødeselsdato/år

Personnummer

Fra år

Til år

1

 

 

 

 

 

 

2

 

 

 

 

 

 

3

 

 

 

 

 

 

Eksempel forside på arkivboks

 

 

XXX KOMMUNE

AVDELING FOR OPPVEKST

ELEVMAPPER

A-F

1980-1990

Boks 1