Avlevering eldre og avsluttet arkivmateriale

AVLEVERING AV ELDRE OG AVSLUTTET ARKIV TIL IKAT

Avleveringsplikt 

Alle arkivskapere i kommunen skal i tråd med arkivforskriftens bestemmelser avlevere eldre og avsluttet arkiv til arkivdepot. Med eldre og avsluttet arkiv menes det arkivmateriale som er gått ut av forvaltningsmessig bruk eller materiale etter arkivskapere som er lagt ned eller avviklet.

Kommuner som har valgt å bruke IKAT som arkivdepot skal følge de retningslinjer som er beskrevet nedenfor. Kommuner som har valgt andre løsninger skal sette opp tilsvarende retningslinjer.

IKAT har tidligere mottatt arkivmateriale som er tatt ut av permer, mapper og konvolutter og lagt i store pappesker. Selv om materialet er listeført, vil ordenen det opprinnelig stod i, stå i fare for å forsvinne. Videre er det fare for at saksdokumenter blandes, og det er ikke enkelt å finne fram i slikt etterpå.

Framgangsmåte

Papirbasert arkivmateriale

Tidspunkt for avlevering

  • Eldre arkiv skal avleveres 25- 30 år etter at materialet oppsto. Avsluttet arkiv skal avleveres straks dersom det tilhører en nedlagt virksomhet eller styre, råd og utvalg i kommunen.

Organisering av arbeidet

  • Det anbefales at arkivmaterialet avleveres samlet hvert 4. år. Arbeidet organiseres av kommunens arkivleder, som sammen med IKAT vil veilede arkivskaperne i dette arbeidet.
  • Avleverende instans (kommunen) skal alltid ta kontakt med arkivdepot i god tid før avlevering for å forsikre seg om at de har kapasitet til å ta imot materialet på ønsket tidspunkt. 

Klargjøring av materialet 

Arkiv som er fra tiden før 1980

Skal ordnes og katalogiseres av IKAT. De enkelte arkivskaperne trenger derfor ikke gjennomgå hvert enkelt arkivstykke, men sørge for grovsortering og enkel listeføring.

  • Grovsortering vil si å skille mellom ulike arkivskapere og ulike serier (møtebøker, kopibøker, postjournaler, saksarkiv).
  • Det skal utarbeides lister over materialet som avleveres. Listen skal inneholde oversikt over alle arkivstykkene (arkivboks, protokoll, ringperm) med referanse til den pappesken de er pakket i. Ikke ta dokumenter ut av permer eller lignende, dersom dette ikke legges i arkivbokser.
  • Alle pappeskene skal merkes med navn på kommunen og eventuelt arkivskaper, og nummereres forløpende.
  • Ett eksemplar av listen skal følge med avleveringen, ett eksemplar skal kommunen selv ta vare på.

Arkiv fra tiden etter 1980

Skal være ordnet og katalogisert av arkivskaper før avlevering, med mindre annen avtale er inngått med arkivdepot.

  • Det vil si at materialet skal være gjennomgått, identifisert og analysert med tanke på arkivbegrensing og kassasjon, listeført på arkivstykke- og saksnivå, og beskrevet i forhold til administrativ tilhørighet.
  • Materialet skal være rengjort for smuss og støv, plastomslag, merkelapper med lim,  binders, stifter og tape.
  • Saksarkiv skal ligge i riktig rekkefølge i henhold til arkivstrukturen (arkivnøkkelen).
  • Korrespondanse og dokumenter skal være lagt i syrefrie omslag som merkes med innhold og ytterår, og plasseres i arkivbokser i egnet format (A4 eller folio). Boksene skal ikke være for fulle.

Arkivboks og Pappeske

 

Pappeske

 

  • Arkivmateriale som står i permer tas ut av disse, legges i hvert sitt omslag, merkes og settes i en arkivboks.
  • Personkort, pasientkort og lignende i små formater og som står i skuffer eller småesker, tas ut av disse, legges i hvert sitt omslag, merkes og settes i en merket arkivboks.
  • Løse fotografi og negativ legges i omslag som merkes med informasjon om motiv, tid og sted dersom dette er kjent, og legges i arkivboks. Lysbilder(slides) kan leveres i originale oppbevaringsbokser. Alt bildemateriale skal merkes med motiv, tid og sted og annen tilgjengelig informasjon, og listeføres. Se avsnitt om Lyd, bilder, film under.
  • Møtebøker, kopibøker og andre registre skal være innbundet i henhold til de krav som stilles.
  • Møtebøker som inneholder referater som er limt inn skal være kopiert, og både original og kopi skal avleveres.
  • Materialet skal være etikettert. Etiketten skal gi informasjon om kommune, arkivskaper, arkivserie, innhold, ytterår og løpenummer.
  • Det skal utarbeides avleveringsliste som skal gi fortløpende oversikt over materialet. Den enkelte arkivskaper skal listeføres og beskrives for seg. Listen skal inneholde oversikt over alle arkivstykkene (arkivboks, protokoll) med referanse til den boks og pappesken de er pakket i.
  • Hvis deler av materialet er unntatt fra offentlighet, skal dette framgå av listen.

 Transport

  • Materialet stables i rekkefølge inn i bilen.
  • Materialet skal være stablet og sikret på en slik måte at materialet ikke skades. Alt skal være pakket i esker. Arkivstykkene skal under ingen omstendighet ligge løst under transport.
  • Materialet skal fraktes sikkert i lukket bil til IKATs lokaler i Tromsø.
  • Ved avlevering av store volum bør bilen ha lift.
  • Bilen skal ikke forlates underveis til Tromsø. Vi anbefaler derfor at minst to personer deltar i transporten.
  • Kommunen dekker alle kostnader ved transport.

Lyd, bilder og film

Digitale bilder, film og lydfiler på CD, diskett, minnepenn eller harddisk, merkes grundig med all tilgjengelig informasjon om hvordan og hvorfor de er laget. Det kan være format, motiv, personinformasjon, tid og sted. Pakk disse i arkivbokser eller i esker. Det samme gjelder lydkassetter, lydbånd, film i VHS og andre formater. Husk at dette materialet skal listeføres på samme måte som øvrig arkiv.