Innsyn i taushetsbelagt materiale

Informasjon til forfattere og forskere

Innsyn i taushetsbelagt arkivmateriale:

Av hensyn til personvernet er noe arkivmateriale sperret for innsyn. Den generelle sperregrensen for taushetsbelagte opplysninger etter forvaltningsloven er 60 år fra opplysningen oppsto, såfremt det ikke dreier seg om adopsjons- eller barnevernssaker. Da er sperregrensen 100 år, jf. forvaltningslovsforskriften § 10.

Det må søkes spesielt om man vil bruke slikt materiale, og det er kun parter i en sak eller forskere som etter loven kan gis slikt innsyn.

Innsyn for parter i en sak:

Parter i en sak, og en representant for parter i en sak, har som hovedregel innsyn i alle dokumenter i gjeldende sak.

Innsyn for forskere:

Etter 60 år er alt som ikke er taushetsbelagt åpent for alle.

Perioden fram til 1971 er problematisk fordi de taushetsbelagte saker eller dokumenter ikke er stemplet eller merket unntatt fra offentlighet. Etter at Offentlighetsloven trådte i kraft ble dette påbud og det er lettere å skille ut saker som ikke umiddeltbart er offentlig tilgjengelig.

Materialet som skal brukes må sjekkes nøye av IKAT på forhånd. Dette kan ta litt tid. Vi anbefaler derfor at brukere som har tenkt å gå igjennom større mengder arkivmateriale fra perioden fram til 1971 tar kontakt i god tid på forhånd.

Vi anbefaler særlig at forskere, studenter eller forfattere av lokalhistoriske verk tar kontakt med oss tidlig i prosessen for å få veiledning i bruk av materialet og hva som må søkes innsyn i.

Søknad om innsyn i taushetsbelagt kommunalt arkivmateriale skal rettes til vedkommende departement, jf. forvaltningslovens § 13d.

Den som får innsyn fra departement skal alltid undertegne taushetserklæring.

IKAT har utarbeidet er særskilt reglement for bruk av avlevert personregistermateriale, som er i tråd med gjeldende lovverk på dette området.

Vi har hatt henvendelser fra flere av forfatterne som arbeider med bygdebokprosjektet for Berg og Torsken, og gitt informasjon om aktuelt arkivmateriale og reglene for tilgang til taushetsbelagte opplysninger. Vi viser også til kopi av brev til Ivar Enoksen fra ass. rådmann i Torsken kommune, datert 23.5.2007, og kan opplyse om at slik innsyn bare kan gis av vedkommende departement, jf. forvaltningslovsforskriftens § 8.

En god del av arkivmaterialet vi bevarer og formidler på vegne av kommunen kan helt uproblematisk lånes ut og brukes på vår lesesal. Mindre mengder kan også lånes tilbake til kommunen, og brukes der under tilsyn.