Arkivplan

Krav om arkivplan

Arkivforskriften - § 2-2 slår fast at ”Eit offentleg organ skal til kvar tid ha ein ajourført samleplan, ein arkivplan, som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal også vise kva slags instruksar, reglar, planar m.v. som gjeld for arkivarbeidet”.

—Alle kommuner skal ha oversikt over sitt arkivmateriale, og hvilke regler som gjelder for behandlingen av det. —En arkivplan er nødvendig for å kunne utforme kommunens arkivforvaltning i tråd med arkivloven og forskriftene. Dette fornekles gjennom tilgangen til et elektronisk verktøy.

Hva er en arkivplan?

—En arkivplan skal gi en samlet oversikt over arkivarbeidet i en kommune, dvs. det er en samleplan for regler og rutiner som gjelder utføring av arkivarbeidet. —Det er en plan for arkivdanning og arkivbevaring. —Den omfatter og beskriver rutiner og regler for danning av arkiv og for bevaring av arkiv.

—Arkivplanprosessen

IKAT tilbyr i samarbeide med medlemskommunene å initiere arkivplanlegging og bistå i arbeidet fram mot en ferdig arkivplan.

Kommunens deltakere:

  • —Kartlegging av arkivskapere, enkeltarkiv, arkivserier og elektroniske system i bruk. —
  • Utfylling og konkretisering av regler og rutiner
  • —Informasjon til og gjennomgang med alle arkivskapere
  •  Organisering av høringsrunde

—IKATs deltaker: —

  • Organisering og strukturering av arbeide.
  • —Forslag til tekst innen arkivorganisering, reglement, rutiner og reglementer
  • —Kvalitetssikring av kommunens registreringer —
  • Gjennomgang med alle arkivskapere

 

 

IKAT oppfordrer medlemskommunene å benytte Arkivplan.no. Dette et digitalt verktøy for å opprette, organisere og publisere oppdaterte arkivplaner. Akrivplan.no brukes av kommuner, offentlige etater og andre. Ferdige arkivplaner publiseres på portalen og blir dermed tilggjengelig for andre brukere og for publikum.